Integritetspolicyn

Ikraftträdande: Mars 2022

Tack för att du är en värdefull medlem av Prologis CRC-Platform (Customer Resource Center) som tillhandahålls som en webbplats (“CRC-plattformen”). Du är viktig för oss, och vi har åtagit oss att respektera och skydda din integritet. Denna integritetspolicy (“integritetspolicyn”) är riktad till användare (enligt definitionen nedan), som nedan även benämns “du” eller “din”.

I integritetspolicyn anges den grund på vilken vi kommer att behandla de personuppgifter som vi samlar in från eller om dig eller som du lämnar till oss via CRC-plattformen eller som vi erhåller på andra sätt i samband med CRC-plattformen. Personuppgifter eller personliga data är all information som identifierar dig eller andra fysiska personer direkt eller indirekt, antingen i sig själv eller i kombination med annan information (“personuppgifter”).

Läs följande noggrant för att förstå vår syn på och praxis gällande dina personuppgifter och hur vi kommer att behandla dem. I denna integritetspolicy får du också information om dina integritetsrättigheter och hur du kan utöva dem. För information om användningen av CRC-plattformen, läs våra användarvillkor (“användarvillkor”) och alla dokument som det hänvisas till i dem.

Kund: alla hyresgäster hos Prologis.

Tjänster: alla tjänster inom fastighetsförvaltning eller andra fastighetsrelaterade tjänster och alla andra begäranden om tjänster som görs av kunderna eller av Prologis via CRC-plattformen.

Användare: användarna av plattformen, inklusive kunder och Prologis personal.

Prologis plattformar: CRC-plattformen och FM-plattformen. Essentials och Knowledge Center.

Leverantör: den professionella leverantören av tjänsterna.

CRC-plattformen drivs av Prologis L.P., ett kommanditbolag som är organiserat i enlighet med lagstiftningen i delstaten Delaware med huvudkontor på 1800 Wazee Street, Suite 500, Denver, Colorado 80202, USA, registreringsnummer 2769963, telefonnummer +1 303 567 5000. Denna enhet, som också kallas ”Prologis”, ”vi”, ”oss” eller ”vår” i denna integritetspolicy, är personuppgiftsansvarig, dvs. ansvarig för behandlingen av dina uppgifter och bestämmer hur och för vilka ändamål behandlingen ska ske inom ramen för CRC-plattformen. Prologis, L.P. är en del av en koncern bestående av olika juridiska personer med säte i Europa och utanför Europa. Vår representant (i den mening som avses i dataskyddslagstiftningen) i Europeiska unionen för CRC-plattformen är Prologis Management B.V., Nederländerna, med säte på Gustav Mahlerplein 17, 1082 MS Amsterdam, Nederländerna, registreringsnummer 34177191, telefonnummer +31 206556666.

CRC-plattformen kan innehålla hyperlänkar till andra webbplatser som inte är anslutna till CRC och som kan ha en annan informationspolicy och praxis än vi. Vi har ingen kontroll över dessa webbplatser, ansvarar inte för deras integritetspolicyer, praxis eller innehåll och denna integritetspolicy gäller inte för dem. Vi rekommenderar därför att du granskar dessa webbplatsers integritetspolicyer.

Efter att ha fått tillgång till CRC-plattformen får kunderna tillgång till Prologis-plattformar som bland annat kopplar samman leverantörer och kunder med varandra. Efter att ha kommit i kontakt med varandra via Prologis plattformar kan leverantörer och kunder sedan behandla varandras personuppgifter genom att själva bestämma medel och ändamål för sådan behandling, till exempel i samband med tillhandahållandet av tjänsterna. Denna integritetspolicy gäller inte för sådan databehandling och Prologis har inget ansvar med avseende på sådan databehandling som utförs av leverantörer eller kunder i egenskap av personuppgiftsansvariga. För information om sådan databehandling rekommenderar vi att du läser den relevanta leverantörens eller kundens integritetspolicy.

Vi kan samla in, lagra eller på annat sätt behandla olika typer av personuppgifter om dig, beroende på hur vi interagerar med dig. Exempel på kategorier av personuppgifter som vi samlar in:

• Identitetsuppgifter, t.ex. ditt förnamn, efternamn, användarnamn eller liknande identifierare, titel
• Kontaktuppgifter, däribland din företagsadress, e-postadress samt telefon- och faxnummer
• Tekniska data, inklusive din IP-adress (Internet Protocol), dina inloggningsuppgifter, typ och version av webbläsare, tidszoninställning, platser, typer och versioner av insticksprogram för webbläsare, operativsystem och CRC-plattform samt annan teknik på de enheter du använder för att få tillgång till CRC-plattformen
• Profiluppgifter, som omfattar ditt användarnamn (e-postadress), feedback och enkätsvar
• Användningsdata, som innehåller information om hur du använder CRC-plattformen.

Vi samlar också in, använder och delar aggregerade uppgifter t.ex. statistiska eller demografiska uppgifter, i vilket syfte som helst. Aggregerade uppgifter kan härledas från dina personuppgifter, men betraktas inte som personuppgifter enligt lagen eftersom dessa uppgifter inte gör det möjligt för oss att identifiera dig, vare sig direkt eller indirekt. Vi kan till exempel samla in dina användningsuppgifter för att beräkna hur många procent av användarna som använder en viss funktion i CRC-plattformen. Men om vi kombinerar eller kopplar samman aggregerade uppgifter med dina personuppgifter så att de direkt eller indirekt kan identifiera dig, behandlar vi de kombinerade uppgifterna som personuppgifter som kommer att användas i enlighet med denna integritetspolicy.

Vi samlar inte in några särskilda kategorier av personuppgifter om dig (däribland information om ras eller etnicitet, religiös eller filosofisk övertygelse, sexliv, sexuell läggning, politiska åsikter, medlemskap i fackförening, information om din hälsa eller genetiska och biometriska uppgifter). Vi ber dig härmed uttryckligen att inte ge oss några särskilda kategorier av personuppgifter.

Vilken typ av personuppgifter som vi samlar in om dig beror på vår relation med dig, vilket beskrivs närmare nedan.

Information som du lämnar till oss

Du kan förse oss med dina personuppgifter genom att fylla i din information i ett formulär (antingen online eller i papperskopia) eller genom att korrespondera med oss (per post, telefon, e-post eller på annat sätt), till exempel när

• ditt användarkonto skapas på CRC-plattformen
• du gör en beställning, öppnar ett ärende eller gör en begäran via CRC-plattformen, eller besvarar en sådan beställning, ärende eller begäran
• interagerar med oss avseende CRC-plattformen under vår affärsrelation
• interagerar med oss och andra användare i det offentliga diskussionsforumet (“offentligt forum”) som finns på CRC-plattformen. Du och andra användare kan lägga upp innehåll som berättelser, kommentarer, foton, recensioner och kontaktuppgifter ("offentliga inlägg"). Offentliga inlägg kommer att göras tillgängliga i det offentliga forumet och därmed för de användare som har tillgång till Prologis plattformar.
• ger oss feedback, genom en enkät eller på annat sätt.

Det är viktigt att de personuppgifter som du lämnar till oss är korrekta och aktuella. Håll oss informerade om eventuella ändringar av dina personuppgifter som kan vara relevanta för oss via “Kontakta oss” eller via dina kontoinställningar.

Prologis kan också få personuppgifter från tredjepartsleverantörer, däribland

• tekniska data från analysleverantörer, annonsnätverk och leverantörer av sökinformation (t.ex. Google, Google Analytics eller Google Ads)
• identitets- och kontaktuppgifter från (i) leverantörer av tredjepartstjänster i vår verksamhet, inklusive mäklare, agenter, konsulter, värderare, byggentreprenörer, fastighetsförvaltare, anläggningsförvaltare, säkerhetsföretag, städ- och underhållsleverantörer, tredjepartslångivare, bankirer, värderare och försäkringsbolag, (ii) professionella rådgivare såsom advokater, notarier, revisorer, bokförare och skatterådgivare, (iii) våra affärspartners, såsom våra joint venture-partners eller investerare och/eller (iv) våra motparter, i samband med ett förvärv eller en avyttring av tillgångar eller liknande, samt i förekommande ovanståendes underleverantörer.

Automatiska uppgifter, cookies och andra spårningsanordningar

Vi registrerar information om din dator eller enhet och/eller spårar din aktivitet när du använder CRC-plattformen. Denna information samlas in via cookies eller liknande teknik. En cookie är en liten bit data som lagras på din dator eller enhet. Vi kan till exempel registrera hur många gånger du klickar på en hyperlänk, se om du besökte CRC-plattformen från en viss webblänk eller annons eller spåra din väg genom CRC-plattformen. Denna automatiska datainsamling kan inkludera, men är inte begränsad till, tekniska data och information som samlas in av cookies, IP-adresser, loggdata, webbläsardata och transparenta GIF ("automatiska data").

Vi använder automatiska data för att rapportera aggregerad aktivitet på CRC-plattformen och för att bättre förstå våra användares behov, så att vi kan fatta välgrundade beslut om CRC-plattformens innehåll och utformning. Vi kan också använda dessa automatiska uppgifter för att anpassa din upplevelse av CRC-plattformen. Dessutom kan vi dela automatiska uppgifter med tredje part.

En del av vårt webbinnehåll, t.ex. annonser, kan tillhandahållas av tredje part som kan samla in automatiska uppgifter om din webbaktivitet. De kan samla in information om dina webbaktiviteter över tid och över olika webbplatser och webbtjänster. Dessa tredje parter är bland annat Google Ads och Burst Media. Information som samlas in av tredje part omfattas av deras egna integritetspolicyer och Prologis ansvarar inte för deras integritetspolicyer, praxis eller innehåll.

För mer information om användningen av cookies hänvisar vi till vår cookiepolicy.

Vi kan behandla dina personuppgifter för ett eller flera av följande ändamål:

• Möjliggöra begäranden om tjänster: göra det möjligt för kunder och Prologis att begära tjänster från leverantörerna via Prologis plattformar och göra det möjligt för leverantörerna att besvara sådana begäranden (genom att skapa en profil eller ett konto enligt våra användarvillkor). I samband med detta kommer vi att använda dina personuppgifter. Vi kommer även att skicka dig meddelanden och hantera dina personliga inställningar. Observera dock att Prologis inte är en part i beställningar eller avtal om tjänster som kan ingås mellan kunder och leverantörer.
• Servicedesk: för att besvara eventuella frågor eller lösa eventuella problem som du meddelar oss avseende CRC-plattformen via vår servicedesk.
• Kontakt med dig: för att hantera vår relation med dig inom ramen för CRC-plattformen via e-post, telefon eller sms beroende på vilken information du delat med oss, däribland (i) be dig delta i undersökningar eller evenemang eller ge oss en recension eller ett betyg om CRC-plattformen, tjänsterna och användarna, (ii) meddela dig om uppdateringar av CRC-plattformen och (iii) skicka andra administrativa meddelanden till dig, vilket kan omfatta säkerhetsvarningar.
• Skydda CRC-plattformens säkerhet och tillhandahålla en säker tjänst: för att administrera och skydda CRC-plattformen (eller personer och egendom där det är relevant och möjligt), inklusive användning av personuppgifter för att rapportera incidenter, skador, upptäcka och förhindra bedrägerier eller olagliga eller oönskade handlingar samt upprätthålla kontinuiteten i verksamheten.
• Marknadsföringsaktiviteter: för att i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag förse dig med marknadsföringsinformation och material, inklusive meddela dig om evenemang som anordnas av Prologis eller skicka dig nyheter om CRC-plattformen eller tjänsterna, ge förslag och rekommendationer till kunder om tjänster som kan vara av intresse för dem, möjliggöra för dig att delta i kampanjer som tävlingar eller lotterier och administrera kampanjerna, leverera relevant innehåll från CRC-plattformen (inklusive individualiserade erbjudanden, även på tredje parts webbplatser eller appar) och annonser till dig och mäta eller förstå effektiviteten i vår reklam. Vi kommer dock inte att använda dina personuppgifter för att skicka marknadsföringsmaterial till dig om du har begärt att inte få det. Om du inte längre vill ta emot marknadsföringskommunikation från oss kan du meddela oss detta genom att ändra dina preferenser i de formulär och länkar som ingår för detta ändamål i vår elektroniska marknadsföringskommunikation eller genom att kontakta oss på det sätt som anges i avsnittet ”Kontakta oss” nedan.
• Förbättra CRC-plattformen och våra fastighetsförvaltningstjänster: för att använda data i analyssyfte för att förbättra CRC-plattformen (inklusive dess funktionalitet och kvalitet, särskilt genom felsökning, dataanalys, testning, systemunderhåll och support), förbättra våra affärsprocesser, länkade tjänster, marknadsföring, fastighetsförvaltningstjänster, kund- och leverantörsrelationer samt deras upplevelse. Vi kan också för detta ändamål och mer specifikt för interna marknadsundersökningar undersöka hur du använder CRC-plattformen.
• Forskning och statistik: för att identifiera trender inom fastighetssektorn och för att generera samlad forskning och statistiska studier.
• Inlägg och undersökningar: du kan bli inbjuden att skicka feedback eller fylla i en enkät.
• Publikationer: för att publicera artiklar, berättelser, samlingar och andra publikationer i skrift, multimedia eller andra format.
• Rättsliga ändamål: för att uppfylla alla lagstadgade krav som gäller för vår verksamhet, eller om det krävs på annat sätt enligt lag eller förordning, eller om behöriga myndigheter begär det, eller för att hjälpa oss att förebygga eller utreda bedrägerier, eller för att upprätthålla användarvillkoren eller andra policyer från Prologis.

Vi kan från tid till annan granska de personuppgifter som finns i våra system, inklusive innehållet i och annan information om din e-post och annan kommunikation med oss, för att uppfylla kraven och skydda verksamheten enligt beskrivningen ovan. Detta kan inbegripa granskningar i syfte att avslöja information som är relevant för rättstvister och/eller granskningar av register som är relevanta för interna eller externa myndighets- eller brottsutredningar.

I den mån det är tillåtet enligt tillämplig lag kommer dessa granskningar att genomföras på ett rimligt och proportionerligt sätt och godkännas på lämplig ledningsnivå. Det kan i slutändan innebära att din information lämnas ut till behöriga myndigheter och motparter i rättstvister.

Din e-post och annan kommunikation kan också ibland nås av andra personer än den anställda med vilken kommunikationen ursprungligen ägde rum för vanliga affärshanteringssyften (t.ex. när en anställd är borta från kontoret eller har lämnat Prologis).

Vi kommer endast att behandla dina personuppgifter i den utsträckning som krävs för att uppnå de ändamål som beskrivs ovan. Att lämna ut personuppgifter är frivilligt. Beroende på vilken tjänst du vill använda krävs dock vissa personuppgifter. Om du inte vill tillhandahålla (en del av) dina personuppgifter kan det hända att du inte kan använda hela eller delar av CRC-plattformen.

Om du vill få mer information om de ändamål för vilka vi använder dina personuppgifter ber vi dig kontakta oss på det sätt som anges i avsnittet ”Kontakta oss” nedan.

Användningen av personuppgifterna är nödvändig för vart och ett av de ovan nämnda ändamålen:

• för att fullgöra det avtal som vi är på väg att ingå eller har ingått med dig
• för att tillgodose Prologis berättigade intressen (eller en tredje parts intressen) när det gäller att inrätta, underhålla och förbättra CRC-plattformen, våra fastighetsförvaltningstjänster och förebygga bedrägerier, när dina intressen och grundläggande rättigheter inte åsidosätter dessa intressen
• för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller
• i begränsad omfattning och i den utsträckning som krävs, när vi har ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter.

Vi kan dela dina personuppgifter, för de ändamål som beskrivs ovan, med bland andra

• Prologis dotterbolag som kan (i) ha ett berättigat intresse av att få den information som samlas in via CRC-plattformen, t.ex. för produktutveckling, förbättring av CRC-plattformen eller fastighetsförvaltningstjänster, för att följa lagar och regler eller (ii) utföra datakvalitetskontroller eller tillhandahålla IT-tjänster
• i tillämpliga fall kunder, så att du kan kontakta användare
• utvalda tredjepartsleverantörer, inklusive analystjänster och sökmotor- eller IT-leverantörer, som hjälper oss med värdskap, support, förbättring och optimering av CRC-plattformen samt med tjänster för att upptäcka och förebygga bedrägerier
• tredje part till vilken vi kan sälja, fusionera eller överföra (delar av) vår verksamhet eller våra tillgångar, eller i samband med någon annan företagsrekonstruktion i vilken Prologis deltar
• utvalda tredje parter som tillhandahåller marknadsföring, reklam, kommunikation och relaterade tjänster till Prologis, t.ex. eventarrangörer, marknadsförings- och webbyråer och/eller
• statliga myndigheter, tillsynsmyndigheter och andra behöriga myndigheter, om det krävs enligt lag eller domstolsbeslut eller för att skydda våra juridiska rättigheter.

Vi överför personuppgifter inom och mellan Prologis olika platser i världen för de ändamål som beskrivs ovan. Detta innebär att dina personuppgifter kan överföras till länder utanför din jurisdiktion och att sådana länder kanske inte anses ha samma dataskyddsnivå som i din jurisdiktion. I den utsträckning som krävs enligt tillämplig lag har vi upprättat vissa skyddsåtgärder och avtalsarrangemang avseende överföringen av personuppgifter. Internationella överföringar av personuppgifter från Prologis-koncernens enheter i Europa till dess enheter i USA baseras på standardavtalsklausuler utfärdade av Europeiska kommissionen enligt artikel 46 i den allmänna dataskyddsförordningen. Alla överföringar av uppgifter från enheter i Storbritannien till Prologis-koncernens enheter i USA och från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet till Prologis-koncernens enheter i Storbritannien kommer att baseras på standardavtalsklausuler som utfärdats av Europeiska kommissionen i enlighet med artikel 46 i den allmänna dataskyddsförordningen. Du kan kontakta oss om du vill ha mer information om (inklusive en kopia av) dessa arrangemang (se avsnittet ”Kontakta oss” nedan).

En översikt över de länder där Prologis finns hittar du på www.prologis.com.

Vi överför också personuppgifter till tredje part, t.ex. leverantörer av tekniska tjänster, som kan finnas utanför EES i länder som inte anses ha samma dataskyddsnivå som inom EES. Prologis har i den utsträckning som krävs i tillämplig lag infört lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att sådana dataöverföringar uppfyller gällande rättsliga krav (t.ex. genom att implementera lämpliga avtalsklausuler).

Prologis strävar efter att inte behålla personuppgifter längre än vad som rimligen kan anses nödvändigt för de ändamål som personuppgifterna samlas in och behandlas. Vi behåller dina personuppgifter så länge du har en profil eller ett konto och kan behålla dem efter att ditt konto eller din profil har avaktiverats eller efter din sista interaktion med CRC-plattformen, med förbehåll för relevanta bestämmelser i tillämplig lag och relevanta tillämpliga lagringsperioder. Under vissa omständigheter, för forsknings- eller statistikändamål (inklusive generering av aggregerade statistiska studier), kommer vi att anonymisera personuppgifterna och i så fall kan vi använda denna information på obestämd tid utan att meddela dig ytterligare.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring eller förstörelse. Prologis har åtagit sig att se till att personuppgifter endast kan visas på en ”behovsprövad” grund.

Du bör komma ihåg att ingen internetöverföring är 100 procent säker eller felfri, så tänk noga över vilken typ av information du lämnar till oss via internet. När det gäller din profil eller ditt användarkonto använder vi både inloggningar och lösenord för att autentisera dig. Du är ansvarig för att upprätthålla säkerheten för dina inloggningsuppgifter.

Vi har rutiner för att hantera misstänkta eller faktiska brott mot personuppgifter och kommer att meddela dig och den relevanta tillsynsmyndigheten om ett sådant brott ifall vi är skyldiga att göra det enligt tillämplig lag.

Vi samlar inte in, eller samlar inte medvetet in, eller behåller information från personer under 18 år. Ingen del av CRC-plattformen är utformad för att locka personer under 18 år och enligt användarvillkoren måste du vara 18 år eller äldre för att använda CRC-plattformen. Genom att använda CRC-plattformen intygar du att du inte är under 18 år.

Om ett barn har lämnat personuppgifter till oss kan barnets förälder eller vårdnadshavare (eller en annan person som har sådana rättigheter enligt tillämplig lokal lag) kontakta oss för att få informationen raderad från våra register. Kontakta i så fall Prologis genom den information som anges nedan i avsnittet ”Kontakta oss”. Om vi får kännedom om att ett barn har lämnat personuppgifter till oss utan föräldrarnas samtycke kommer vi att vidta åtgärder för att ta bort sådan information.

Som individ har du ett antal rättigheter som du kan utöva med avseende på de personuppgifter som vi har om dig. Du har framför allt rätt att

• begära tillgång till dina personuppgifter. Det möjliggör för dig att begära en kopia av de personuppgifter som vi har om dig och att kontrollera att vi behandlar dem lagligt.
• begära rättelse av de personuppgifter som vi har om dig. Det möjliggör för dig att begära att ofullständig eller felaktig information som vi har om dig korrigeras.
• begära radering av dina personuppgifter. Det möjliggör för dig att be oss radera eller ta bort personuppgifter om det inte finns någon god anledning för oss att fortsätta behandla dem.
• invända mot behandlingen av dina personuppgifter om vi åberopar ett berättigat intresse (eller en tredje parts intresse) och det finns något i din särskilda situation som gör att du vill invända mot behandlingen på denna grund. Du har också rätt att invända om vi behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring.
• begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det möjliggör för dig att be oss att avbryta behandlingen av dina personuppgifter, t.ex. om du vill att vi ska fastställa deras riktighet eller skälet till att de behandlas.
• begära överföring av dina personuppgifter till en annan part.

Observera att vi under vissa omständigheter kanske inte kan eller får uppfylla din begäran, bland annat om vi har en rättslig skyldighet att behålla eller behandla vissa personuppgifter som vi har om dig. Om så är fallet meddelar vi dig detta så snart som möjligt. Vi kan behöva begära specifik information från dig för att hjälpa oss att bekräfta din identitet och säkerställa din rätt att få tillgång till informationen eller utöva dina andra rättigheter, eller be dig om annan relevant information som tillåts enligt tillämplig lag.

Om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss via den information som anges nedan i avsnittet ”Kontakta oss”.

Om behandlingen av personuppgifter baseras på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till sådan databehandling.

Användning av CRC-plattformen innebär att du godkänner villkoren i denna integritetspolicy, som ändras från tid till annan, inklusive vår insamling och användning av personuppgifter. Läs våra användarvillkor nedan.

Integritetspolicyn kan komma att ändras vid behov, varför vi vill uppmana dig att regelbundet läsa igenom integritetspolicyn. Den ändrade integritetspolicyn träder i kraft när den publiceras på CRC-plattformen, och vi kommer att ange datumet för den senaste versionen högst upp på första sidan.

Om du har några frågor eller funderingar om denna integritetspolicy eller vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta oss på [email protected].

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till din lokala dataskyddsmyndighet. En förteckning över EU:s dataskyddsmyndigheter finns här: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm. Vi skulle dock uppskatta att få en chans att bemöta din oro innan du vänder dig till en sådan myndighet, så tveka inte att kontakta oss i första hand.

Integritetspolicyn och användarvillkoren för FM-plattformen finns på den relevanta lokala FM-plattformens webbplats.

Integritetspolicyn och användarvillkoren för Essentials finns på den relevanta lokala Essentials-webbplatsen.